Software de Gestão e Definição de Processos
Postado em 15 de janeiro de 2020
Software de Gestão e Definição de Processos
Atualmente, poucas decisões são mais importantes para um empresário do que a definição de um software de gestão (ERP) confiável e aderente ao negócio de sua empresa.
Uma destas decisões mais relevantes é a definição de processos do negócio!
A definição de processos da empresa é mais relevante e está totalmente conectada ao funcionamento do software de gestão, no entanto, ao se deparar com este assunto, muitos empreendedores de negócios de micro e pequeno porte acabam por negligenciar o tema.
Quando falamos em processo, estamos nos referindo à identificação das atividades necessárias para o funcionamento de uma determinada operação da empresa. Por exemplo, ao realizar uma venda é necessário definir como acontecerá a entrega do produto ao seu cliente, onde teremos como uma definição possível deste processo: emissão de nota fiscal, coleta da mercadoria no estoque, entrega do produto ao cliente e coleta de assinatura do recibo de entrega.
Por mais que genericamente alguns processos se repitam em diferentes empresas, a grande maioria se distingue pelos detalhes ou especificidades de cada negócio, de cada ramo de atuação ou até pela cultura de cada organização (a “cabeça do empreendedor”). Aliás, muitos detalhes destes processos acabam representando vantagens competitivas entre as empresas do mercado e explicando o sucesso de algumas, assim como, o fracasso de outras.
Na definição de processo, três dimensões devem ganhar a devida atenção dos gestores, que são: o mapeamento, a formalização e a atualização.
Durante o mapeamento dos processos é possível observar que muitas empresas de pequeno porte, por mais que saibam “fazer acontecer”, pecam pela falta de padronização e tratamento de contingências. Por exemplo, o gerente comercial define que será concedido 10% de desconto para todo cliente que nunca atrasou uma compra parcelada e no momento de mapear esse processo, pergunta-se: se o cliente sempre pagou à vista e será o primeiro parcelamento, ele irá receber este desconto? Se o cliente é novo, ele nunca fez compra e, portanto, nunca atrasou pagamentos, ele também receberá o desconto?
Neste sentido, o mapeamento de processos pode ser uma grande oportunidade para realizar melhorias e aumentar a eficiência da empresa.
Por mais que alguns empresários acreditem ter os processos mapeados dentro de sua cabeça, no momento que tentam explicar as atividades para terceiros, com poucas críticas já é possível encontrar carência ou falhas nos processos.
Deste fato, avançamos para outra questão, que é a formalização, junto da comunicação dos processos mapeados. De fato, pouco adianta ter um processo mapeado se ele estiver apenas na memória de alguns poucos gestores. A necessidade de formalizar, escrever e até desenhar os processos é fundamental para o entendimento interno e até externo.
Enquanto no âmbito interno, os funcionários terão mais clareza e autonomia para executar as atividades, no âmbito externo, a transparência dos processos diante de clientes e fornecedores pode resultar em maior satisfação destas relações comerciais.
Normalmente, quando parte-se para a formalização, novas dúvidas surgem sobre a definição de processos e contingências, abrindo mais uma vez a oportunidade para melhorias do negócio.
Finalmente, é necessário ressaltar a importância da atualização ou manutenção destes processos, após mapeados e formalizados.
A empresa é como um organismo vivo e está em constante mudança, seja pelos agentes internos ou externos. Os funcionários mudam, os produtos mudam, os serviços mudam, o mercado muda: então os processos devem ser mudados!
Imagine que o fabricante de um produto aumentou o prazo de entrega de 7 para 15 dias e sua empresa não trabalha com estoque desse produto. O gestor terá que decidir entre fazer estoque ou repassar este prazo maior para o cliente final. Mudanças como estas impactam em diferentes processos do negócio, como o funcionamento da venda desta mercadoria, do faturamento da mesma e da entrega ao cliente.
Todas estas questões relacionadas a definição dos processos da empresa estão ligadas à escolha do software de gestão e, mais do que isso, serão fundamentais para definir o nível de sucesso da implantação e da satisfação com este ERP.
Na Cybersul, os técnicos de implantação e suporte, são preparados para apontar oportunidades de melhorias ou necessidade de definição de processos por seus clientes, assim como, demonstrar as melhores soluções para aderência do software de gestão ao negócio.
Mesmo que a autonomia e responsabilidade em definir processos seja dos gestores da empresa, as equipes da Cybersul estão preparadas e tem experiência no fornecimento/implantação de softwares de gestão neste ambiente, que exige resiliência, transparência e flexibilidade para apoiar as empresas em busca de organização e profissionalização destes negócios.
Entre em contato com a Cybersul e comece a mudança no seu negócio!